انجام مذاکره، در درجه اول برای عملیات فروش است، اما مذاکرات در مواردی مانند بدهی‌ها (استقراض‌ها)، مذاکرات خرید ، حقوق و دستمزد و قراردادهای حوزه‌ی اشتغال بکار گرفته می‌شود.
تعريف مذاكره
فرآیندی گفتگو محور است که بر روی یک موضوع مشخص در جهت رسیدن به اهداف فردی یا سازمانی از طریق توافق صورت می‌پذیرد که در جهت تأمین نیازها، رضایت و منافع طرفین است و بایستی دارای ارزش‌افزوده باشد.
مذاكره خوب چیست؟
- باعث ایجاد ارتباط انسانی گردد
- منافع را بر مواضع ترجیح دهیم
- برای هر مذاکره نقشه داشته باشیم و راه های جایگزین را از پیش تعیین نماییم
- شاخص و شواهد عینی و ملموس بیاورید نه ذهنی
مذاکره همواره برای اثربخشی کلی یک سازمان (داخلی و خارجی) حیاتی است. اثربخشی سازمانی محصول انجام فعالیت‌ها در داخل یک سیستم منسجم است. مذاکره برای ایجاد سیستم داخلی (ساختار، کارکنان، عملکرد، برنامه‌ها، اقدامات، و غیره) حیاتی است و سازمان را به سیستم‌های خارجی (بازار، تأمین‌کنندگان، فن‌آوری) مرتبط می‌سازد. مذاکره همچنین برای بهینه‌سازی عملکرد فعالیت‌های داخلی و خارجی بسیار مهم است (عمدتاً از طریق ارتباطات، توسط کارکنان). در طول یک روز هر یک فرد با بيش از 17 نفر مذاكره می‌نماید كه بيش از 85% از اين مذاكرات با سودآوری شخص ارتباط مستقيم دارد. اما 90% از دلایل عدم توفیق در کسب نتیجه به دليل عدم آشنایي افراد با مهارت‌های ارتباط مؤثر و اقناع مخاطب است.
مذاکره خوب و اثربخش در حوزه فروش:
مذاکره خوب و اثربخش در حوزه فروش به‌راحتی می‌تواند 10٪ به درآمد حاصل فروش بی افزاید، که مسلماً به باعث افزایش سود خواهد شد.
مذاکره خوب و اثربخش در حوزه خرید:
مذاکره خوب و اثربخش در حوزه خرید به‌راحتی می‌توانید 10٪ از هزینه‌های مربوط به خرید محصولات و خدمات را کاهش دهد، که مسلماً باعث کاهش هزینه کل گشته و منجر به افزایش سود خواهد شد.
مذاکره خوب و اثربخش مدیران در حوزه ارتباط با کارکنان:
مذاکره خوب و اثربخش مدیران در برخورد با کارکنان به‌راحتی می‌تواند جابجایی کارکنان را %5 تا 10٪ کاهش دهد، که باعث کاهش هزینه‌های استخدام و آموزش و همچنین بهبود کیفیت، سازگاری و مزیت رقابتی خواهد شد که برای بسیاری از شرکت می‌تواند عامل تبدیل شکست و موفقیت نهایی باشد.
مذاکره خوب و اثربخش مدیران اجرایی با مقامات نظارتی و برنامه‌ریزی:
مذاکره مدیران اجرایی با مقامات نظارتی و برنامه‌ریزی سازمان را قادر می‌سازد تا در بازارهای جدیدی حضور پیدا نماید که این به‌نوبه خود می‌تواند باعث تبدیل یک سازمان از زیان دهی به سودهی شود.
مذاکره خوب و اثربخش مدیران با طلبکاران:
مذاکره موفق با طلبکاران ما را در حفظ کسب و کارمان یاری می‌نماید. عدم مذاکره با طلب کاران، اغلب منجر به بسته شدن کسب و کار می‌شود.
مذاکره خوب و اثربخش مدیران در مورد حقوق و دستمزد و مزایا:
مذاکره خوب و مؤثر مدیران در مورد حقوق و دستمزد با افراد و سازمان‌ها، باعث دستیابی هر دو طرف مذاکره به نتایج مثبت خواهد شد.
مثالی از اصول مذاكره‌ی بین‌الملل
در زمان رياست جمهوري جان اف كندي مذاكراتي پيرامون منع كامل آزمایش‌های هسته‌ای با اتحاد جماهير شوروي در جريان بود. اين مذاكرات به بن‌بست رسيد زيرا هر دو كشور در مورد يك سؤال اساسي نتوانستند به يك پاسخ مشترك برسند. سؤال اين بود كه هر كشور در طول هرسال چند بار مجاز خواهند بود كه در قلمرو ديگري ارتعاشات مظنون به آزمایش‌های هسته‌ای را مورد بازرسي قرار دهند. اتحاد جماهير شوروي نهايتاً با سه بار بازرسي در سال موافقت كرد ولي ایالات متحده آمريكا اصرار داشت كه تعداد بازرسی‌ها از ده بار كمتر نباشد.
اگر شما جزء هیئت مذاکره‌کننده بوديد چه طرحي براي برون‌رفت از بن‌بست داشتيد؟
در دنیای پیشرفته امروز و به‌خصوص در کشورهای اروپایی و امریکای شمالی و حتی کشورهای شرق آسیا، اصول و فنون مذاکره علاوه بر بهره‌گیری از تکنیک‌های روانشناسی و شخصیت شناسی، به آداب و رسوم و قواعد در نظر گرفته شده از سوی میزبان مذاکرات و یا از سوی تیم میهمان، قبل، حین و پس از مذاکره می‌پردازد و برای آنان بسیار بااهمیت است. این اصول شامل موارد زیر است :
_ نحوه استقبال و بدرقه تیم مذاکره‌کننده تا محل اسکان یا فرودگاه
_ چگونگی اسکان تیم مذاکره‌کننده
_ نحوه انتقال تیم مذاکره‌کننده به محل مذاکره
_ فضا و محیط مذاکره
_ مساحت و ابعاد ساختمان محل مذاکره
_ چیدمان مبلمان اداری و پذیرایی
_ پوشش افراد پذیرایی کننده، نحوه چیدمان ظروف و آداب پذیرایی
_ نحوه پذیرایی پیش،حین و پس از انجام مذاکره
_ وسایل ارتباطی همراه تیم مذاکره‌کننده
_ پوشش طرف مذاکره‌کننده (نوع لباس،زیورآلات و متعلقات همراه)
روش برگزیده از پیتر دراکر برای تکنیک های مذاکره
پیتر دراکر اندیشمند و صاحبنظر بزرگ آمریکایی در عرصه مدیریت معتقد است ، هنر متقاعد کردن راز موفقیت انسانها و یا شرکتهای تجاری موفق است.امروزه بسیاری از شرکتها جهت برنده شدن در مناقصات و مزایده ها در عرصه تجارت ، از متخصصین زبده در امر مذاکرات تجاری بهره می گیرند.
در اینجا برای شما چند راهکار در مذاکرات تجاری را ذکر می کنیم که حاصل تجربیات این مشاوران حرفه ای می باشد :
1. هیچگاه اولین پیشنهاد را شما ندهید :
بسیار ساده است، اینطور نیست؟ تا آنجا که می توانید، در هر موقعیتی هم که برای مذاکره قرار دارید، اولین پیشنهاد را شما ندهید. اگر طرف شما با یک پیشنهاد بزرگ جلو آمد، نشان می دهد که ممکن است معامله انجام نشود و آنها راهشان را بکشند و بروند چون سنگ بزرگ همیشه نشانه نزدن است. با رعایت این نکته می توانید از قصد و نیت طرفتان مطلع شوید.
2. همیشه دو خریدار را در کنار هم قرار دهید :
کاری که به شما خیلی قدرت عمل می دهد این است که همیشه برای یک جنس مشخص دو خریدار را کنار هم قرار دهید. چه در کار باشد و چه در تجارت، اینکه دو نفر خواستار شما باشند همیشه باعث افزایش قدرت شما می شود.
3. همیشه قیمت بالاتری بدهید :
همیشه قیمتی بالاتر از قیمت واقعی خودتان اعلام کنید، اما نه اینقدر بالا که کسی حتی برای نگاه کردن هم جلو نیاید چون با اینکار فقط یک طمع‌کار جلوه خواهید کرد.
4. هیچگاه خود را مشتاق نشان ندهید :
هر چقدر هم که به نظرتان معامله عالی باشد و کلی با آن سود کرده باشید و بسیار خوشحال باشید، هیچوقت چهره خود را شاد و مشتاق به طرف مقابل نشان ندهید. چون با اینکار درونتان را به آنها نشان خواهید داد و این اصلاً خوب نیست. همیشه خونسرد و آرام باشید.
5. همیشه برای ترک مذاکره آماده باشید :
اصلاً مهم نیست که چقدر دوست دارید آن معامله انجام شود، باید همیشه خود را برای سر نگرفتن معامله هم آماده نشان دهید. ممکن است این سخت ترین کار در طی یک مذاکره باشد، اما گاهی بسیار به نفع شما خواهد بود. اگر می بینید که مذاکره ای درست نیست و ممکن است سرتان کلاه گذاشته شود، می توانید سریعاً کناره گیری کنید.
6. فکر کنید که طرف معامله به شما نیاز دارد :
یکی از سخت ترین قسمت های معامله این است که شما فکر کنید طرف شدیداً به شما نیاز دارد. اگر اینطور فکر نکنید، اعتمد به نفستان پایین خواهد آمد. همیشه در ذهنتان مجسم کنید که طرف معامله عمیقاً خواستار کالای شماست.
7. یاد بگیرید که ساکت بمانید :
گاهی اوقات وقتی پیشنهادی به شما ارائه می شود، خیلی مهم است که جوابی نداده و چیزی نگویید. برای 30 دقیقه، 90 دقیقه، یک ساعت، برای هر چقدر که شده دهانتان را باز نکنید. سکوتی ناراحت کننده ایجاد کنید و طرف مقابل برای شکستن این سکوت جزئیات بیشتری بیان خواهد کرد. شما ساکت بمانید، کناره گیری نکنید اما فقط به آنچه که طرف مقابل بازگو می کند گوش فرا دهید.
8. در مورد همه چیز تحقیق کنید :
چه با دانستن در مورد گذشته طرف معامله تان باشد، چه اتفاقاتی که در جریان مذاکره می افتد یا تحقیق در مورد کالای مورد نظر باشد، همیشه بدانید که در چه مورد می خواهید صحبت کنید.
9. هیچگاه در وسط کار مذاکره را بر هم نزنید :
در معاملات همیشه تخفیف و امتیاز دهی صورت می گیرد. مهم نیست که از چقدر می گذرید تا مذاکره را تمام کنید، اما مهم این است که مذاکره نباید بر هم بخورد. هر چند که ممکن است آخر کار اصلاً رضایت زیادی از آن مذاکره نداشته باشید.
10. همیشه مؤدب باشید :
مهم نیست که طرف مقابلتان با شما بد حرف می زند یا کالایتان را تحقیر می کند، شما هیچگاه خونسردی خود را از دست ندهید. با بدرفتاری چیزی جز شرمندگی نصیبتان نخواهد شد
